Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le site et le service OptimaCRM sont édités par [À COMPLÉTER : raison sociale], [À COMPLÉTER : forme juridique et capital], dont le siège est situé [À COMPLÉTER : adresse du siège] (SIREN [À COMPLÉTER : SIREN]).

Pour toute question sur vos données : rgpd@optimacrm.fr.

2. Données collectées sur ce site

Formulaire de contact et de démonstration

Prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, téléphone (facultatif), société, taille de l’équipe, offre envisagée et votre message. Ces informations servent uniquement à répondre à votre demande et à vous présenter OptimaCRM.

Journaux techniques

Comme tout serveur web, le nôtre enregistre l’adresse IP, la date et la page demandée. Ces journaux servent à la sécurité du site (détection d’abus, limitation des envois du formulaire).

Mesure d’audience, avec votre accord

Si vous l’acceptez, nous mesurons la fréquentation du site avec Google Analytics, chargé par Google Tag Manager : pages consultées, provenance de la visite (moteur de recherche, lien), type d’appareil et localisation approximative. Sans votre accord, aucun de ces outils n’est chargé. Le site n’utilise aucun cookie publicitaire. Détail des cookies et modification de votre choix : page cookies.

3. Pourquoi et sur quelle base

• Répondre à votre demande (démonstration, devis, question) : mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Vous recontacter au sujet d’OptimaCRM : notre intérêt légitime à présenter nos services aux professionnels ; vous pouvez vous y opposer à tout moment.
• Sécurité du site : notre intérêt légitime à protéger le site contre les abus.
• Mesure d’audience : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

4. Combien de temps

• Demandes de contact sans suite : 3 ans à compter du dernier échange.
• Clients : pendant la durée du contrat, puis selon les durées légales de conservation (comptabilité, contentieux).
• Journaux techniques : 12 mois au maximum.
• Mesure d’audience : cookies conservés 13 mois au maximum, statistiques détaillées 14 mois au maximum ; votre choix est conservé 6 mois.

5. Qui peut y accéder

Seules les personnes de notre équipe chargées de vous répondre, ainsi que nos prestataires techniques (hébergement : [À COMPLÉTER : hébergeur] ; messagerie d’envoi des e-mails ; mesure d’audience : Google, si vous l’avez acceptée), dans la limite de leur mission. Vos données ne sont jamais vendues ni louées.

6. Données enregistrées dans le CRM par nos clients

Les sociétés qui utilisent OptimaCRM y enregistrent les données de leurs propres prospects et clients. Pour ces données, la société cliente est responsable du traitement et OptimaCRM agit en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : nous les traitons uniquement pour fournir le service, sur instruction du client, et ne les utilisons jamais pour notre propre compte.

Si vous êtes contacté par l’une de ces sociétés, adressez vos demandes d’accès ou d’opposition directement à elle. Les e-mails marketing envoyés depuis le CRM comportent un lien de désinscription, respecté automatiquement.

Prestataires intervenant dans le service

Selon les fonctions utilisées par chaque société cliente :

• Hébergement de l’application et de la base de données : [À COMPLÉTER : hébergeur] ([À COMPLÉTER : pays d’hébergement des données]).
• Stockage des documents déposés dans les dossiers : Google Cloud (Firebase Storage).
• Boîtes e-mail et agendas connectés par les utilisateurs : Google (Gmail, Google Agenda) ou Microsoft (Outlook, Teams), uniquement si l’utilisateur les relie.
• Localisation des adresses pour la carte terrain : Google Maps ou OpenStreetMap.
• Assistant de rédaction des modèles d’e-mails : OpenAI, uniquement à la demande de l’utilisateur.
• Envoi de SMS : Twilio, si la société active les SMS.
• Suivi des erreurs techniques de l’application : Sentry.
• Téléphonie : 3CX, si la société relie son standard.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types).

7. Sécurité

Échanges chiffrés (HTTPS), mots de passe stockés sous forme hachée, accès limités par rôle, données de chaque société cloisonnées, journal des actions. Le détail figure sur la page Sécurité.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité, ou vous opposer à leur utilisation, en écrivant à rgpd@optimacrm.fr. Nous répondons dans un délai d’un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr.

9. Modifications

Cette politique peut évoluer ; la date de dernière mise à jour figure en haut de la page.